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Transforma la Forma de Organizar Eventos y Cáterin

La Solución de IA y Automatización para Eventos

En un escenario ideal, la tecnología avanzada se integra sin problemas en las operaciones diarias de eventos y catering. Con el apoyo de la IA, es posible responder de forma rápida a consultas comunes de los clientes. Imaginemos que un cliente frecuente llega a su evento y encuentra todo ajustado a sus preferencias: temperatura ambiente, iluminación y música de fondo configuradas automáticamente según sus gustos. Todo esto ocurre sin que el cliente tenga que pedirlo, gracias a las tecnologías inteligentes y sistemas modernos de TAV Eventos. Además, el sistema permite optimizar los costos y los precios de manera precisa, utilizando datos en tiempo real y no suposiciones, lo cual garantiza que cada decisión esté respaldada por información actualizada para mejorar la experiencia del cliente y la rentabilidad del negocio.

Ejemplo de desglose de costos para implementar la automatización

    Análisis de retorno de inversión (ROI) en el primer año
    • Ahorros operativos totales: 0.22% de las ventas anuales ($130,000 USD de $60 millones)
    • Costos de implementación: 0.25% de las ventas anuales ($150,000 USD de $60 millones)
    • Impacto neto (Año 1): Debido a la inversión inicial en IA y automatización, los costos superan los ahorros por un 0.03% de las ventas anuales ($20,000 USD). Sin embargo, esta diferencia se cerrará en los años siguientes.
    • Ahorros netos (Año 2 en adelante): 0.22% de las ventas anuales ($130,000 USD anuales)

Abordando los cambios operativos:

La implementación de IA y Automatización requerirá ciertos cambios operativos, pero los beneficios superarán los desafíos iniciales. A continuación, algunas estrategias para manejar estos cambios:

  • Integración del sistema y capacitación:
    La integración de nuevos sistemas requiere una inversión inicial en tiempo y dinero. Los $16,000 USD destinados para integración y capacitación ayudarán al equipo a adaptarse rápidamente. Las sesiones de capacitación se enfocarán en que el personal se sienta cómodo con la tecnología, permitiéndoles aprovechar al máximo las nuevas herramientas.

  • Cambios en las tareas del personal:
    La automatización no busca reemplazar al personal, sino empoderarlo. Con chatbots de IA manejando consultas rutinarias, el personal de servicio puede centrarse en ofrecer atención personalizada. Los responsables de ingresos también se benefician al poder concentrarse en decisiones estratégicas en lugar de tareas repetitivas. Esta transformación aumenta la satisfacción laboral, ya que el personal dedica menos tiempo a tareas monótonas y más a interacciones valiosas y operaciones proactivas.

  • Mantenimiento y soporte:
    El mantenimiento continuo es esencial para el funcionamiento adecuado de los sistemas de automatización. Los $11,000 USD asignados anualmente para mantenimiento cubren actualizaciones, soporte y solución de problemas, garantizando un servicio continuo para los clientes.

Conclusión

Emprender el camino hacia la implementación de IA y Automatización en TAV Eventos no se trata solo de números, sino de visualizar un futuro donde la tecnología y la hospitalidad se fusionen sin problemas. Esta transición no solo aporta eficiencia, sino que también mejora la experiencia del cliente, posicionando a TAV Eventos como líder en innovación dentro de la industria. La IA y la Automatización ya no son un lujo, sino herramientas esenciales que ayudan a reducir costos, mejorar la eficiencia operativa y aumentar la satisfacción de los clientes, convirtiendo cualquier inversión en una oportunidad de crecimiento sostenido.

¿Por qué algunos clientes abandonan la reserva de su evento o banquete?

Las razones podrían sorprenderte  

En TAV Eventos, hemos identificado las 5 principales razones por las que los clientes abandonan la reserva de su evento y cómo nuestra plataforma puede ayudarte a solucionarlas a lo largo de todo el proceso, desde la solicitud inicial hasta el seguimiento postventa

5 Razones :

    OJO


    Los clientes potenciales toman decisiones basadas en varios factores cuando consideran tu oferta para eventos, banquetes y catering. Factores como la claridad en las políticas, la descripción precisa de los servicios y la calidad visual de tus espacios son esenciales para lograr que completen su reserva. Sin estos elementos bien definidos, incluso los clientes más interesados podrían optar por otras opciones.

5 principales razones y cómo puedes solucionarlo con TAV Eventos:

  1. Servicios inadecuados o mal descritos: Si los servicios ofrecidos no están bien detallados o no cumplen con las expectativas, los clientes podrían dudar en confirmar su reserva. Asegúrate de que cada servicio esté claramente descrito y sea acorde con lo que realmente ofreces.
  2. Políticas poco claras o estrictas: Las políticas de reservas o cambios deben ser fáciles de entender. Si son demasiado restrictivas o poco transparentes, los clientes pueden sentirse incómodos y buscar otras opciones.
  3. Descripción confusa de las instalaciones: La falta de información clara sobre las locaciones o salones puede generar incertidumbre en los clientes. Detalles específicos sobre las capacidades, configuraciones y disponibilidad son esenciales.
  4. Baja calidad o falta de visuales: Las imágenes y videos de alta calidad son fundamentales para atraer a los clientes. Si no hay una representación visual atractiva de tus espacios y servicios, los clientes podrían no sentirse motivados a seguir con la reserva.
 Información inconsistente en diversas plataformas: La coherencia en la información de tu propiedad en todas las plataformas es esencial. Si los detalles cambian entre tu página web, redes sociales o plataformas de reservas, los clientes perderán confianza en tu oferta.

El futuro para la gestión de Eventos + Inteligencia Artificial: El Sistema que lo Hace Todo

Simplificar la gestión de eventos, banquetes y servicios de catering

Descubre cómo simplificar la gestión de eventos, banquetes y servicios de catering con nuestra solución en la nube, optimizando cada detalle para garantizar un evento exitoso y sin complicaciones.

Funcionalidades y mas:

  • Envío de Mensajes por WhatsApp, e: Comunicación directa y efectiva con los clientes y equipos mediante WhatsApp.
  • Múltiples impuestos y cargos por servicio, el sistema que realmente facilita el trabajo a los contadores y garantiza que todo cuadre perfectamente.
  • Analítica con Inteligencia Artificial (IA): Generación de reportes automáticos, análisis de datos y predicciones para mejorar la toma de decisiones.
  • Módulo de Colaboración: Coordinación eficiente entre los distintos equipos y proveedores involucrados en un evento.
    • Recompensas: Sistema de incentivos y recompensas para fomentar la colaboración.
    • Comunicación Directa: Canales de comunicación en tiempo real entre todos los involucrados.
    • Agenda con IA: Planificación inteligente de eventos basada en la disponibilidad y prioridades.
    • Agrupador de Reuniones: Herramienta para organizar reuniones y actividades relacionadas.
    • Relación de Trabajos: Seguimiento de las tareas asignadas y pendientes.
  • CRM, ahora incluido
  • Seguridad de Acceso: Los usuarios acceden a los módulos según su rol, garantizando que solo puedan interactuar con las funciones autorizadas.
  • Las solicitudes externas se gestionan desde la página de ventas para los clientes, mientras que las solicitudes internas son enviadas por los vendedores a través del portal administrativo, permitiendo un manejo eficiente tanto de procesos internos como externos.
  • El Calendario de Disponibilidad de Espacios permite visualizar en tiempo real la disponibilidad de salones, jardines y servicios de catering, mostrando fechas y horarios específicos. Además, ofrece información detallada sobre la capacidad de cada espacio, asegurando que puedas planificar y atender cualquier tipo de evento de manera eficiente.
  • Analítica de Datos y Reportes: Evaluación detallada del rendimiento de cada evento y su equipo de trabajo, proporcionando análisis completos para optimizar la eficiencia y mejorar resultados en futuros eventos.

Funcionalidades de Soporte:

    Funcionalidades y mas:

    • Envío de Mensajes por WhatsApp, e: Comunicación directa y efectiva con los clientes y equipos mediante WhatsApp.
    • Múltiples impuestos y cargos por servicio, el sistema que realmente facilita el trabajo a los contadores y garantiza que todo cuadre perfectamente.
    • Analítica con Inteligencia Artificial (IA): Generación de reportes automáticos, análisis de datos y predicciones para mejorar la toma de decisiones.
    • Módulo de Colaboración: Coordinación eficiente entre los distintos equipos y proveedores involucrados en un evento.
      • Recompensas: Sistema de incentivos y recompensas para fomentar la colaboración.
      • Comunicación Directa: Canales de comunicación en tiempo real entre todos los involucrados.
      • Agenda con IA: Planificación inteligente de eventos basada en la disponibilidad y prioridades.
      • Agrupador de Reuniones: Herramienta para organizar reuniones y actividades relacionadas.
      • Relación de Trabajos: Seguimiento de las tareas asignadas y pendientes.
    • CRM, ahora incluido
    • Seguridad de Acceso: Los usuarios acceden a los módulos según su rol, garantizando que solo puedan interactuar con las funciones autorizadas.
    • Las solicitudes externas se gestionan desde la página de ventas para los clientes, mientras que las solicitudes internas son enviadas por los vendedores a través del portal administrativo, permitiendo un manejo eficiente tanto de procesos internos como externos.
    • El Calendario de Disponibilidad de Espacios permite visualizar en tiempo real la disponibilidad de salones, jardines y servicios de catering, mostrando fechas y horarios específicos. Además, ofrece información detallada sobre la capacidad de cada espacio, asegurando que puedas planificar y atender cualquier tipo de evento de manera eficiente.
    • Analítica de Datos y Reportes: Evaluación detallada del rendimiento de cada evento y su equipo de trabajo, proporcionando análisis completos para optimizar la eficiencia y mejorar resultados en futuros eventos.

    Funcionalidades de Soporte:

    • Presupuestos: Generación de presupuestos automáticos y personalizados para cada evento.
    • Contratos: A través del correo electrónico y un número de seguimiento, el cliente puede firmar el presupuesto y contrato de manera electrónica, asegurando un proceso ágil y seguro.
    • Calendario Inteligente: Gestión avanzada de calendarios para evitar conflictos de fechas y optimizar tiempos.
    • Boleta de Cambios: Registro y gestión de todos los cambios realizados en los eventos.
    • Post Venta: Seguimiento detallado de la satisfacción del cliente una vez finalizado el evento.
    • Fotos y Documentación de Degustaciones: El día del evento todo será igual y mejor.
    • Ajuste de Procesos: Optimización continua de los procesos involucrados en la gestión de eventos.
    • Preconfiguración: Opciones predeterminadas para agilizar la configuración de eventos.
    • Capacitación: Herramientas para capacitar a los usuarios del sistema en la gestión de eventos.
    • Puesta en Marcha: Ayuda en la implementación y arranque del sistema.
    • Llave en Mano: Soluciones completas y personalizadas listas para su uso desde el primer momento.

Costear Banquetes de Manera Eficiente para que Todos Ganen

Como Lograrlo

Lograr una alta rentabilidad al costear banquetes no significa sacrificar calidad, sino encontrar el equilibrio perfecto entre control de costos, calidad percibida y satisfacción del cliente. A continuación, presentamos estrategias clave para que la empresa gane y el cliente también:

Transparencia en la Relación Calidad-Precio

  • Ofrecer opciones claras y flexibles: Diseña paquetes que permitan a los clientes elegir entre alternativas económicas y premium, mostrando exactamente lo que obtendrán por cada opción.
  • Resaltar el valor agregado: Incluye elementos que el cliente valore (presentación, ingredientes frescos, personalización) y asegúrate de que perciban la calidad por la que están pagando.

Optimización de Ingredientes para Reducir Costos

  • Compra estratégica y sostenible: Utiliza productos locales y de temporada que no solo sean más económicos, sino también frescos y alineados con valores sostenibles, algo que muchos clientes valoran.
  • Control de porciones sin comprometer calidad: Ajusta las cantidades servidas para evitar desperdicios mientras sigues entregando platos bien presentados y generosos.

Ofrecer Experiencias que Justifiquen el Precio

  • Personalización a medida: Agrega un toque único a cada evento, como estaciones de cocina en vivo o menús personalizados, que brinden una experiencia memorable sin elevar demasiado los costos.
  • Sostenibilidad como ventaja competitiva: Comunica tus esfuerzos por reducir el desperdicio y usar materiales biodegradables, algo que resuena con clientes preocupados por el medio ambiente.

Reducción de Costos Operativos que Beneficien al Cliente

  • Eficiencia en el uso del personal: Automatiza tareas administrativas y asigna personal capacitado para eventos según la escala, reduciendo costos laborales sin afectar el servicio.
  • Uso de tecnología: Implementa software de gestión de eventos que permita planificar y controlar costos en tiempo real, lo que se traduce en precios más competitivos para los clientes.

Creación de una Relación Gana-Gana

  • Estructura de precios basada en el valor: En lugar de cobrar únicamente por costos, diseña precios que reflejen el impacto y el valor percibido por el cliente, asegurándote de ofrecer paquetes que beneficien a ambos.
  • Promociones inteligentes: Ofrece descuentos en servicios adicionales o paquetes para eventos recurrentes, incentivando a los clientes a elegir opciones más completas

Medir y Mejorar Constantemente

  • Retroalimentación mutua: Implementa encuestas post-evento para entender qué valora el cliente y ajusta tus procesos para superar sus expectativas en el futuro.
  • Análisis de rentabilidad por evento: Evalúa qué funciona mejor para equilibrar costos y precios mientras mantienes altos estándares de calidad.

Beneficios Claros para el Cliente

  • Calidad sin sorpresas: Asegúrate de que lo que el cliente recibe supera sus expectativas, reforzando la relación y aumentando las recomendaciones.
  • Valor percibido: Entregar no solo un servicio, sino una experiencia completa que el cliente valore como única, garantizando así su satisfacción y fidelidad.

Transforma la Forma de Organizar Eventos y Cáterin

La Solución de IA y Automatización para Eventos

En un escenario ideal, la tecnología avanzada se integra sin problemas en las operaciones diarias de eventos y catering. Con el apoyo de la IA, es posible responder de forma rápida a consultas comunes de los clientes. Imaginemos que un cliente frecuente llega a su evento y encuentra todo ajustado a sus preferencias: temperatura ambiente, iluminación y música de fondo configuradas automáticamente según sus gustos. Todo esto ocurre sin que el cliente tenga que pedirlo, gracias a las tecnologías inteligentes y sistemas modernos de TAV Eventos. Además, el sistema permite optimizar los costos y los precios de manera precisa, utilizando datos en tiempo real y no suposiciones, lo cual garantiza que cada decisión esté respaldada por información actualizada para mejorar la experiencia del cliente y la rentabilidad del negocio.

Ejemplo de desglose de costos para implementar la automatización

    Análisis de retorno de inversión (ROI) en el primer año
    • Ahorros operativos totales: 0.22% de las ventas anuales ($130,000 USD de $60 millones)
    • Costos de implementación: 0.25% de las ventas anuales ($150,000 USD de $60 millones)
    • Impacto neto (Año 1): Debido a la inversión inicial en IA y automatización, los costos superan los ahorros por un 0.03% de las ventas anuales ($20,000 USD). Sin embargo, esta diferencia se cerrará en los años siguientes.
    • Ahorros netos (Año 2 en adelante): 0.22% de las ventas anuales ($130,000 USD anuales)

Abordando los cambios operativos:

La implementación de IA y Automatización requerirá ciertos cambios operativos, pero los beneficios superarán los desafíos iniciales. A continuación, algunas estrategias para manejar estos cambios:

  • Integración del sistema y capacitación:
    La integración de nuevos sistemas requiere una inversión inicial en tiempo y dinero. Los $16,000 USD destinados para integración y capacitación ayudarán al equipo a adaptarse rápidamente. Las sesiones de capacitación se enfocarán en que el personal se sienta cómodo con la tecnología, permitiéndoles aprovechar al máximo las nuevas herramientas.

  • Cambios en las tareas del personal:
    La automatización no busca reemplazar al personal, sino empoderarlo. Con chatbots de IA manejando consultas rutinarias, el personal de servicio puede centrarse en ofrecer atención personalizada. Los responsables de ingresos también se benefician al poder concentrarse en decisiones estratégicas en lugar de tareas repetitivas. Esta transformación aumenta la satisfacción laboral, ya que el personal dedica menos tiempo a tareas monótonas y más a interacciones valiosas y operaciones proactivas.

  • Mantenimiento y soporte:
    El mantenimiento continuo es esencial para el funcionamiento adecuado de los sistemas de automatización. Los $11,000 USD asignados anualmente para mantenimiento cubren actualizaciones, soporte y solución de problemas, garantizando un servicio continuo para los clientes.

Conclusión

Emprender el camino hacia la implementación de IA y Automatización en TAV Eventos no se trata solo de números, sino de visualizar un futuro donde la tecnología y la hospitalidad se fusionen sin problemas. Esta transición no solo aporta eficiencia, sino que también mejora la experiencia del cliente, posicionando a TAV Eventos como líder en innovación dentro de la industria. La IA y la Automatización ya no son un lujo, sino herramientas esenciales que ayudan a reducir costos, mejorar la eficiencia operativa y aumentar la satisfacción de los clientes, convirtiendo cualquier inversión en una oportunidad de crecimiento sostenido.

¿Por qué algunos clientes abandonan la reserva de su evento o banquete?

Las razones podrían sorprenderte  

En TAV Eventos, hemos identificado las 5 principales razones por las que los clientes abandonan la reserva de su evento y cómo nuestra plataforma puede ayudarte a solucionarlas a lo largo de todo el proceso, desde la solicitud inicial hasta el seguimiento postventa

5 Razones :

    OJO


    Los clientes potenciales toman decisiones basadas en varios factores cuando consideran tu oferta para eventos, banquetes y catering. Factores como la claridad en las políticas, la descripción precisa de los servicios y la calidad visual de tus espacios son esenciales para lograr que completen su reserva. Sin estos elementos bien definidos, incluso los clientes más interesados podrían optar por otras opciones.

5 principales razones y cómo puedes solucionarlo con TAV Eventos:

  1. Servicios inadecuados o mal descritos: Si los servicios ofrecidos no están bien detallados o no cumplen con las expectativas, los clientes podrían dudar en confirmar su reserva. Asegúrate de que cada servicio esté claramente descrito y sea acorde con lo que realmente ofreces.
  2. Políticas poco claras o estrictas: Las políticas de reservas o cambios deben ser fáciles de entender. Si son demasiado restrictivas o poco transparentes, los clientes pueden sentirse incómodos y buscar otras opciones.
  3. Descripción confusa de las instalaciones: La falta de información clara sobre las locaciones o salones puede generar incertidumbre en los clientes. Detalles específicos sobre las capacidades, configuraciones y disponibilidad son esenciales.
  4. Baja calidad o falta de visuales: Las imágenes y videos de alta calidad son fundamentales para atraer a los clientes. Si no hay una representación visual atractiva de tus espacios y servicios, los clientes podrían no sentirse motivados a seguir con la reserva.
 Información inconsistente en diversas plataformas: La coherencia en la información de tu propiedad en todas las plataformas es esencial. Si los detalles cambian entre tu página web, redes sociales o plataformas de reservas, los clientes perderán confianza en tu oferta.

El futuro para la gestión de Eventos + Inteligencia Artificial: El Sistema que lo Hace Todo

Simplificar la gestión de eventos, banquetes y servicios de catering

Descubre cómo simplificar la gestión de eventos, banquetes y servicios de catering con nuestra solución en la nube, optimizando cada detalle para garantizar un evento exitoso y sin complicaciones.

Funcionalidades y mas:

  • Envío de Mensajes por WhatsApp, e: Comunicación directa y efectiva con los clientes y equipos mediante WhatsApp.
  • Múltiples impuestos y cargos por servicio, el sistema que realmente facilita el trabajo a los contadores y garantiza que todo cuadre perfectamente.
  • Analítica con Inteligencia Artificial (IA): Generación de reportes automáticos, análisis de datos y predicciones para mejorar la toma de decisiones.
  • Módulo de Colaboración: Coordinación eficiente entre los distintos equipos y proveedores involucrados en un evento.
    • Recompensas: Sistema de incentivos y recompensas para fomentar la colaboración.
    • Comunicación Directa: Canales de comunicación en tiempo real entre todos los involucrados.
    • Agenda con IA: Planificación inteligente de eventos basada en la disponibilidad y prioridades.
    • Agrupador de Reuniones: Herramienta para organizar reuniones y actividades relacionadas.
    • Relación de Trabajos: Seguimiento de las tareas asignadas y pendientes.
  • CRM, ahora incluido
  • Seguridad de Acceso: Los usuarios acceden a los módulos según su rol, garantizando que solo puedan interactuar con las funciones autorizadas.
  • Las solicitudes externas se gestionan desde la página de ventas para los clientes, mientras que las solicitudes internas son enviadas por los vendedores a través del portal administrativo, permitiendo un manejo eficiente tanto de procesos internos como externos.
  • El Calendario de Disponibilidad de Espacios permite visualizar en tiempo real la disponibilidad de salones, jardines y servicios de catering, mostrando fechas y horarios específicos. Además, ofrece información detallada sobre la capacidad de cada espacio, asegurando que puedas planificar y atender cualquier tipo de evento de manera eficiente.
  • Analítica de Datos y Reportes: Evaluación detallada del rendimiento de cada evento y su equipo de trabajo, proporcionando análisis completos para optimizar la eficiencia y mejorar resultados en futuros eventos.

Funcionalidades de Soporte:

    Funcionalidades y mas:

    • Envío de Mensajes por WhatsApp, e: Comunicación directa y efectiva con los clientes y equipos mediante WhatsApp.
    • Múltiples impuestos y cargos por servicio, el sistema que realmente facilita el trabajo a los contadores y garantiza que todo cuadre perfectamente.
    • Analítica con Inteligencia Artificial (IA): Generación de reportes automáticos, análisis de datos y predicciones para mejorar la toma de decisiones.
    • Módulo de Colaboración: Coordinación eficiente entre los distintos equipos y proveedores involucrados en un evento.
      • Recompensas: Sistema de incentivos y recompensas para fomentar la colaboración.
      • Comunicación Directa: Canales de comunicación en tiempo real entre todos los involucrados.
      • Agenda con IA: Planificación inteligente de eventos basada en la disponibilidad y prioridades.
      • Agrupador de Reuniones: Herramienta para organizar reuniones y actividades relacionadas.
      • Relación de Trabajos: Seguimiento de las tareas asignadas y pendientes.
    • CRM, ahora incluido
    • Seguridad de Acceso: Los usuarios acceden a los módulos según su rol, garantizando que solo puedan interactuar con las funciones autorizadas.
    • Las solicitudes externas se gestionan desde la página de ventas para los clientes, mientras que las solicitudes internas son enviadas por los vendedores a través del portal administrativo, permitiendo un manejo eficiente tanto de procesos internos como externos.
    • El Calendario de Disponibilidad de Espacios permite visualizar en tiempo real la disponibilidad de salones, jardines y servicios de catering, mostrando fechas y horarios específicos. Además, ofrece información detallada sobre la capacidad de cada espacio, asegurando que puedas planificar y atender cualquier tipo de evento de manera eficiente.
    • Analítica de Datos y Reportes: Evaluación detallada del rendimiento de cada evento y su equipo de trabajo, proporcionando análisis completos para optimizar la eficiencia y mejorar resultados en futuros eventos.

    Funcionalidades de Soporte:

    • Presupuestos: Generación de presupuestos automáticos y personalizados para cada evento.
    • Contratos: A través del correo electrónico y un número de seguimiento, el cliente puede firmar el presupuesto y contrato de manera electrónica, asegurando un proceso ágil y seguro.
    • Calendario Inteligente: Gestión avanzada de calendarios para evitar conflictos de fechas y optimizar tiempos.
    • Boleta de Cambios: Registro y gestión de todos los cambios realizados en los eventos.
    • Post Venta: Seguimiento detallado de la satisfacción del cliente una vez finalizado el evento.
    • Fotos y Documentación de Degustaciones: El día del evento todo será igual y mejor.
    • Ajuste de Procesos: Optimización continua de los procesos involucrados en la gestión de eventos.
    • Preconfiguración: Opciones predeterminadas para agilizar la configuración de eventos.
    • Capacitación: Herramientas para capacitar a los usuarios del sistema en la gestión de eventos.
    • Puesta en Marcha: Ayuda en la implementación y arranque del sistema.
    • Llave en Mano: Soluciones completas y personalizadas listas para su uso desde el primer momento.

Costear Banquetes de Manera Eficiente para que Todos Ganen

Como Lograrlo

Lograr una alta rentabilidad al costear banquetes no significa sacrificar calidad, sino encontrar el equilibrio perfecto entre control de costos, calidad percibida y satisfacción del cliente. A continuación, presentamos estrategias clave para que la empresa gane y el cliente también:

Transparencia en la Relación Calidad-Precio

  • Ofrecer opciones claras y flexibles: Diseña paquetes que permitan a los clientes elegir entre alternativas económicas y premium, mostrando exactamente lo que obtendrán por cada opción.
  • Resaltar el valor agregado: Incluye elementos que el cliente valore (presentación, ingredientes frescos, personalización) y asegúrate de que perciban la calidad por la que están pagando.

Optimización de Ingredientes para Reducir Costos

  • Compra estratégica y sostenible: Utiliza productos locales y de temporada que no solo sean más económicos, sino también frescos y alineados con valores sostenibles, algo que muchos clientes valoran.
  • Control de porciones sin comprometer calidad: Ajusta las cantidades servidas para evitar desperdicios mientras sigues entregando platos bien presentados y generosos.

Reducción de Costos Operativos que Beneficien al Cliente

  • Eficiencia en el uso del personal: Automatiza tareas administrativas y asigna personal capacitado para eventos según la escala, reduciendo costos laborales sin afectar el servicio.
  • Uso de tecnología: Implementa software de gestión de eventos que permita planificar y controlar costos en tiempo real, lo que se traduce en precios más competitivos para los clientes.

Reducción de Costos Operativos que Beneficien al Cliente

Gestión de Espacios para Eventos

Gestiona tus Eventos con Disponibilidad en Tiempo Real

Gestiona solicitudes de eventos cuando tus clientes requieran tus servicios. Desde el portal de ventas, el cliente podrá hacer una solicitud fácilmente. Además, el vendedor podrá visualizar la disponibilidad en calendarios por salón o salones combinados, y podrás verificar la disponibilidad al instante.

Ejecuta y Optimiza en Tiempo Real

  • Mantén el control total. Asegura que tu equipo reciba instrucciones claras sobre cómo y cuándo ejecutar cada detalle, garantizando que el evento se realice en tiempo y forma con órdenes de servicio automatizadas. Además, analiza los datos al instante para tomar decisiones inteligentes que optimicen cada paso del proceso.

Beneficios y Garantiza el Éxito de tus Eventos

  • Define el precio de tus eventos según el costo de cada producto o servicio, maximiza tus beneficios y garantiza una experiencia excelente para tu cliente. Controla cada detalle y optimiza tus recursos. Pregunta por TAV Inventarios.

Cómo Hacer que tus Eventos Destaquen: Innovación y Sostenibilidad en Catering 2024

Mejorar es ser competitivo 

Para mejorar la organización de eventos, banquetes y servicios de catering, es esencial mantenerse actualizado con las últimas tendencias y prácticas del sector. A continuación, se presentan algunas recomendaciones clave:

Personalización y Tematización de Eventos

La personalización es fundamental para crear experiencias únicas. Incorporar temáticas específicas y adaptar la decoración y el menú según las preferencias del cliente puede marcar una diferencia significativa. Por ejemplo, los eventos tipo cóctel están en tendencia, permitiendo una mayor interacción entre los asistentes y ofreciendo experiencias más dinámicas y sociales.

Sostenibilidad y Uso de Productos Locales:

La sostenibilidad es una tendencia creciente en la industria de eventos. Utilizar ingredientes locales y de temporada, minimizar el desperdicio de alimentos y optar por materiales biodegradables en el servicio de catering son prácticas que contribuyen al cuidado del medio ambiente y son bien valoradas por los clientes.

Incorporación de Tecnología e Innovación

La tecnología puede mejorar significativamente la experiencia en eventos. La implementación de sistemas de automatización, inteligencia artificial y herramientas digitales para la gestión de reservas y comunicación con los asistentes optimiza la eficiencia y la satisfacción del cliente.

Experiencias Gastronómicas Interactivas

Ofrecer experiencias culinarias interactivas, como estaciones de cocina en vivo o showcookings, permite a los asistentes involucrarse en la preparación de los alimentos, creando una experiencia más memorable y atractiva.

Mantenerse informado sobre estas tendencias y aplicarlas en la planificación y ejecución de eventos y servicios de catering puede mejorar la calidad y el impacto de las experiencias ofrecidas a los clientes.

Reducción de Costos Operativos que Beneficien al Cliente

  • Eficiencia en el uso del personal: Automatiza tareas administrativas y asigna personal capacitado para eventos según la escala, reduciendo costos laborales sin afectar el servicio.
  • Uso de tecnología: Implementa software de gestión de eventos que permita planificar y controlar costos en tiempo real, lo que se traduce en precios más competitivos para los clientes.

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La Solución de IA y Automatización para Eventos

En un escenario ideal, la tecnología avanzada se integra sin problemas en las operaciones diarias de eventos y catering. Con el apoyo de la IA, es posible responder de forma rápida a consultas comunes de los clientes. Imaginemos que un cliente frecuente llega a su evento y encuentra todo ajustado a sus preferencias: temperatura ambiente, iluminación y música de fondo configuradas automáticamente según sus gustos. Todo esto ocurre sin que el cliente tenga que pedirlo, gracias a las tecnologías inteligentes y sistemas modernos de TAV Eventos. Además, el sistema permite optimizar los costos y los precios de manera precisa, utilizando datos en tiempo real y no suposiciones, lo cual garantiza que cada decisión esté respaldada por información actualizada para mejorar la experiencia del cliente y la rentabilidad del negocio.

Ejemplo de desglose de costos para implementar la automatización

    Análisis de retorno de inversión (ROI) en el primer año
    • Ahorros operativos totales: 0.22% de las ventas anuales ($130,000 USD de $60 millones)
    • Costos de implementación: 0.25% de las ventas anuales ($150,000 USD de $60 millones)
    • Impacto neto (Año 1): Debido a la inversión inicial en IA y automatización, los costos superan los ahorros por un 0.03% de las ventas anuales ($20,000 USD). Sin embargo, esta diferencia se cerrará en los años siguientes.
    • Ahorros netos (Año 2 en adelante): 0.22% de las ventas anuales ($130,000 USD anuales)

Abordando los cambios operativos:

La implementación de IA y Automatización requerirá ciertos cambios operativos, pero los beneficios superarán los desafíos iniciales. A continuación, algunas estrategias para manejar estos cambios:

  • Integración del sistema y capacitación:
    La integración de nuevos sistemas requiere una inversión inicial en tiempo y dinero. Los $16,000 USD destinados para integración y capacitación ayudarán al equipo a adaptarse rápidamente. Las sesiones de capacitación se enfocarán en que el personal se sienta cómodo con la tecnología, permitiéndoles aprovechar al máximo las nuevas herramientas.

  • Cambios en las tareas del personal:
    La automatización no busca reemplazar al personal, sino empoderarlo. Con chatbots de IA manejando consultas rutinarias, el personal de servicio puede centrarse en ofrecer atención personalizada. Los responsables de ingresos también se benefician al poder concentrarse en decisiones estratégicas en lugar de tareas repetitivas. Esta transformación aumenta la satisfacción laboral, ya que el personal dedica menos tiempo a tareas monótonas y más a interacciones valiosas y operaciones proactivas.

  • Mantenimiento y soporte:
    El mantenimiento continuo es esencial para el funcionamiento adecuado de los sistemas de automatización. Los $11,000 USD asignados anualmente para mantenimiento cubren actualizaciones, soporte y solución de problemas, garantizando un servicio continuo para los clientes.

Conclusión

Emprender el camino hacia la implementación de IA y Automatización en TAV Eventos no se trata solo de números, sino de visualizar un futuro donde la tecnología y la hospitalidad se fusionen sin problemas. Esta transición no solo aporta eficiencia, sino que también mejora la experiencia del cliente, posicionando a TAV Eventos como líder en innovación dentro de la industria. La IA y la Automatización ya no son un lujo, sino herramientas esenciales que ayudan a reducir costos, mejorar la eficiencia operativa y aumentar la satisfacción de los clientes, convirtiendo cualquier inversión en una oportunidad de crecimiento sostenido.

¿Por qué algunos clientes abandonan la reserva de su evento o banquete?

Las razones podrían sorprenderte  

En TAV Eventos, hemos identificado las 5 principales razones por las que los clientes abandonan la reserva de su evento y cómo nuestra plataforma puede ayudarte a solucionarlas a lo largo de todo el proceso, desde la solicitud inicial hasta el seguimiento postventa

5 Razones :

    OJO


    Los clientes potenciales toman decisiones basadas en varios factores cuando consideran tu oferta para eventos, banquetes y catering. Factores como la claridad en las políticas, la descripción precisa de los servicios y la calidad visual de tus espacios son esenciales para lograr que completen su reserva. Sin estos elementos bien definidos, incluso los clientes más interesados podrían optar por otras opciones.

5 principales razones y cómo puedes solucionarlo con TAV Eventos:

  1. Servicios inadecuados o mal descritos: Si los servicios ofrecidos no están bien detallados o no cumplen con las expectativas, los clientes podrían dudar en confirmar su reserva. Asegúrate de que cada servicio esté claramente descrito y sea acorde con lo que realmente ofreces.
  2. Políticas poco claras o estrictas: Las políticas de reservas o cambios deben ser fáciles de entender. Si son demasiado restrictivas o poco transparentes, los clientes pueden sentirse incómodos y buscar otras opciones.
  3. Descripción confusa de las instalaciones: La falta de información clara sobre las locaciones o salones puede generar incertidumbre en los clientes. Detalles específicos sobre las capacidades, configuraciones y disponibilidad son esenciales.
  4. Baja calidad o falta de visuales: Las imágenes y videos de alta calidad son fundamentales para atraer a los clientes. Si no hay una representación visual atractiva de tus espacios y servicios, los clientes podrían no sentirse motivados a seguir con la reserva.
 Información inconsistente en diversas plataformas: La coherencia en la información de tu propiedad en todas las plataformas es esencial. Si los detalles cambian entre tu página web, redes sociales o plataformas de reservas, los clientes perderán confianza en tu oferta.

El futuro para la gestión de Eventos + Inteligencia Artificial: El Sistema que lo Hace Todo

Simplificar la gestión de eventos, banquetes y servicios de catering

Descubre cómo simplificar la gestión de eventos, banquetes y servicios de catering con nuestra solución en la nube, optimizando cada detalle para garantizar un evento exitoso y sin complicaciones.

Funcionalidades y mas:

  • Envío de Mensajes por WhatsApp, e: Comunicación directa y efectiva con los clientes y equipos mediante WhatsApp.
  • Múltiples impuestos y cargos por servicio, el sistema que realmente facilita el trabajo a los contadores y garantiza que todo cuadre perfectamente.
  • Analítica con Inteligencia Artificial (IA): Generación de reportes automáticos, análisis de datos y predicciones para mejorar la toma de decisiones.
  • Módulo de Colaboración: Coordinación eficiente entre los distintos equipos y proveedores involucrados en un evento.
    • Recompensas: Sistema de incentivos y recompensas para fomentar la colaboración.
    • Comunicación Directa: Canales de comunicación en tiempo real entre todos los involucrados.
    • Agenda con IA: Planificación inteligente de eventos basada en la disponibilidad y prioridades.
    • Agrupador de Reuniones: Herramienta para organizar reuniones y actividades relacionadas.
    • Relación de Trabajos: Seguimiento de las tareas asignadas y pendientes.
  • CRM, ahora incluido
  • Seguridad de Acceso: Los usuarios acceden a los módulos según su rol, garantizando que solo puedan interactuar con las funciones autorizadas.
  • Las solicitudes externas se gestionan desde la página de ventas para los clientes, mientras que las solicitudes internas son enviadas por los vendedores a través del portal administrativo, permitiendo un manejo eficiente tanto de procesos internos como externos.
  • El Calendario de Disponibilidad de Espacios permite visualizar en tiempo real la disponibilidad de salones, jardines y servicios de catering, mostrando fechas y horarios específicos. Además, ofrece información detallada sobre la capacidad de cada espacio, asegurando que puedas planificar y atender cualquier tipo de evento de manera eficiente.
  • Analítica de Datos y Reportes: Evaluación detallada del rendimiento de cada evento y su equipo de trabajo, proporcionando análisis completos para optimizar la eficiencia y mejorar resultados en futuros eventos.

Funcionalidades de Soporte:

    Funcionalidades y mas:

    • Envío de Mensajes por WhatsApp, e: Comunicación directa y efectiva con los clientes y equipos mediante WhatsApp.
    • Múltiples impuestos y cargos por servicio, el sistema que realmente facilita el trabajo a los contadores y garantiza que todo cuadre perfectamente.
    • Analítica con Inteligencia Artificial (IA): Generación de reportes automáticos, análisis de datos y predicciones para mejorar la toma de decisiones.
    • Módulo de Colaboración: Coordinación eficiente entre los distintos equipos y proveedores involucrados en un evento.
      • Recompensas: Sistema de incentivos y recompensas para fomentar la colaboración.
      • Comunicación Directa: Canales de comunicación en tiempo real entre todos los involucrados.
      • Agenda con IA: Planificación inteligente de eventos basada en la disponibilidad y prioridades.
      • Agrupador de Reuniones: Herramienta para organizar reuniones y actividades relacionadas.
      • Relación de Trabajos: Seguimiento de las tareas asignadas y pendientes.
    • CRM, ahora incluido
    • Seguridad de Acceso: Los usuarios acceden a los módulos según su rol, garantizando que solo puedan interactuar con las funciones autorizadas.
    • Las solicitudes externas se gestionan desde la página de ventas para los clientes, mientras que las solicitudes internas son enviadas por los vendedores a través del portal administrativo, permitiendo un manejo eficiente tanto de procesos internos como externos.
    • El Calendario de Disponibilidad de Espacios permite visualizar en tiempo real la disponibilidad de salones, jardines y servicios de catering, mostrando fechas y horarios específicos. Además, ofrece información detallada sobre la capacidad de cada espacio, asegurando que puedas planificar y atender cualquier tipo de evento de manera eficiente.
    • Analítica de Datos y Reportes: Evaluación detallada del rendimiento de cada evento y su equipo de trabajo, proporcionando análisis completos para optimizar la eficiencia y mejorar resultados en futuros eventos.

    Funcionalidades de Soporte:

    • Presupuestos: Generación de presupuestos automáticos y personalizados para cada evento.
    • Contratos: A través del correo electrónico y un número de seguimiento, el cliente puede firmar el presupuesto y contrato de manera electrónica, asegurando un proceso ágil y seguro.
    • Calendario Inteligente: Gestión avanzada de calendarios para evitar conflictos de fechas y optimizar tiempos.
    • Boleta de Cambios: Registro y gestión de todos los cambios realizados en los eventos.
    • Post Venta: Seguimiento detallado de la satisfacción del cliente una vez finalizado el evento.
    • Fotos y Documentación de Degustaciones: El día del evento todo será igual y mejor.
    • Ajuste de Procesos: Optimización continua de los procesos involucrados en la gestión de eventos.
    • Preconfiguración: Opciones predeterminadas para agilizar la configuración de eventos.
    • Capacitación: Herramientas para capacitar a los usuarios del sistema en la gestión de eventos.
    • Puesta en Marcha: Ayuda en la implementación y arranque del sistema.
    • Llave en Mano: Soluciones completas y personalizadas listas para su uso desde el primer momento.

Costear Banquetes de Manera Eficiente para que Todos Ganen

Como Lograrlo

Lograr una alta rentabilidad al costear banquetes no significa sacrificar calidad, sino encontrar el equilibrio perfecto entre control de costos, calidad percibida y satisfacción del cliente. A continuación, presentamos estrategias clave para que la empresa gane y el cliente también:

Transparencia en la Relación Calidad-Precio

  • Ofrecer opciones claras y flexibles: Diseña paquetes que permitan a los clientes elegir entre alternativas económicas y premium, mostrando exactamente lo que obtendrán por cada opción.
  • Resaltar el valor agregado: Incluye elementos que el cliente valore (presentación, ingredientes frescos, personalización) y asegúrate de que perciban la calidad por la que están pagando.

Optimización de Ingredientes para Reducir Costos

  • Compra estratégica y sostenible: Utiliza productos locales y de temporada que no solo sean más económicos, sino también frescos y alineados con valores sostenibles, algo que muchos clientes valoran.
  • Control de porciones sin comprometer calidad: Ajusta las cantidades servidas para evitar desperdicios mientras sigues entregando platos bien presentados y generosos.

Reducción de Costos Operativos que Beneficien al Cliente

  • Eficiencia en el uso del personal: Automatiza tareas administrativas y asigna personal capacitado para eventos según la escala, reduciendo costos laborales sin afectar el servicio.
  • Uso de tecnología: Implementa software de gestión de eventos que permita planificar y controlar costos en tiempo real, lo que se traduce en precios más competitivos para los clientes.

Reducción de Costos Operativos que Beneficien al Cliente

Gestión de Espacios para Eventos

Gestiona tus Eventos con Disponibilidad en Tiempo Real

Gestiona solicitudes de eventos cuando tus clientes requieran tus servicios. Desde el portal de ventas, el cliente podrá hacer una solicitud fácilmente. Además, el vendedor podrá visualizar la disponibilidad en calendarios por salón o salones combinados, y podrás verificar la disponibilidad al instante.

Ejecuta y Optimiza en Tiempo Real

  • Mantén el control total. Asegura que tu equipo reciba instrucciones claras sobre cómo y cuándo ejecutar cada detalle, garantizando que el evento se realice en tiempo y forma con órdenes de servicio automatizadas. Además, analiza los datos al instante para tomar decisiones inteligentes que optimicen cada paso del proceso.

Beneficios y Garantiza el Éxito de tus Eventos

  • Define el precio de tus eventos según el costo de cada producto o servicio, maximiza tus beneficios y garantiza una experiencia excelente para tu cliente. Controla cada detalle y optimiza tus recursos. Pregunta por TAV Inventarios.

Cómo Hacer que tus Eventos Destaquen: Innovación y Sostenibilidad en Catering 2024

Mejorar es ser competitivo 

Para mejorar la organización de eventos, banquetes y servicios de catering, es esencial mantenerse actualizado con las últimas tendencias y prácticas del sector. A continuación, se presentan algunas recomendaciones clave:

Personalización y Tematización de Eventos

La personalización es fundamental para crear experiencias únicas. Incorporar temáticas específicas y adaptar la decoración y el menú según las preferencias del cliente puede marcar una diferencia significativa. Por ejemplo, los eventos tipo cóctel están en tendencia, permitiendo una mayor interacción entre los asistentes y ofreciendo experiencias más dinámicas y sociales.

Sostenibilidad y Uso de Productos Locales:

La sostenibilidad es una tendencia creciente en la industria de eventos. Utilizar ingredientes locales y de temporada, minimizar el desperdicio de alimentos y optar por materiales biodegradables en el servicio de catering son prácticas que contribuyen al cuidado del medio ambiente y son bien valoradas por los clientes.

Incorporación de Tecnología e Innovación

La tecnología puede mejorar significativamente la experiencia en eventos. La implementación de sistemas de automatización, inteligencia artificial y herramientas digitales para la gestión de reservas y comunicación con los asistentes optimiza la eficiencia y la satisfacción del cliente.

Experiencias Gastronómicas Interactivas

Ofrecer experiencias culinarias interactivas, como estaciones de cocina en vivo o showcookings, permite a los asistentes involucrarse en la preparación de los alimentos, creando una experiencia más memorable y atractiva.

Mantenerse informado sobre estas tendencias y aplicarlas en la planificación y ejecución de eventos y servicios de catering puede mejorar la calidad y el impacto de las experiencias ofrecidas a los clientes.

Ofrecer Experiencias que Justifiquen el Precio

  • Personalización a medida: Agrega un toque único a cada evento, como estaciones de cocina en vivo o menús personalizados, que brinden una experiencia memorable sin elevar demasiado los costos.
  • Sostenibilidad como ventaja competitiva: Comunica tus esfuerzos por reducir el desperdicio y usar materiales biodegradables, algo que resuena con clientes preocupados por el medio ambiente.

Reducción de Costos Operativos que Beneficien al Cliente

  • Eficiencia en el uso del personal: Automatiza tareas administrativas y asigna personal capacitado para eventos según la escala, reduciendo costos laborales sin afectar el servicio.
  • Uso de tecnología: Implementa software de gestión de eventos que permita planificar y controlar costos en tiempo real, lo que se traduce en precios más competitivos para los clientes.

Transforma la Forma de Organizar Eventos y Cáterin

La Solución de IA y Automatización para Eventos

En un escenario ideal, la tecnología avanzada se integra sin problemas en las operaciones diarias de eventos y catering. Con el apoyo de la IA, es posible responder de forma rápida a consultas comunes de los clientes. Imaginemos que un cliente frecuente llega a su evento y encuentra todo ajustado a sus preferencias: temperatura ambiente, iluminación y música de fondo configuradas automáticamente según sus gustos. Todo esto ocurre sin que el cliente tenga que pedirlo, gracias a las tecnologías inteligentes y sistemas modernos de TAV Eventos. Además, el sistema permite optimizar los costos y los precios de manera precisa, utilizando datos en tiempo real y no suposiciones, lo cual garantiza que cada decisión esté respaldada por información actualizada para mejorar la experiencia del cliente y la rentabilidad del negocio.

Ejemplo de desglose de costos para implementar la automatización

    Análisis de retorno de inversión (ROI) en el primer año
    • Ahorros operativos totales: 0.22% de las ventas anuales ($130,000 USD de $60 millones)
    • Costos de implementación: 0.25% de las ventas anuales ($150,000 USD de $60 millones)
    • Impacto neto (Año 1): Debido a la inversión inicial en IA y automatización, los costos superan los ahorros por un 0.03% de las ventas anuales ($20,000 USD). Sin embargo, esta diferencia se cerrará en los años siguientes.
    • Ahorros netos (Año 2 en adelante): 0.22% de las ventas anuales ($130,000 USD anuales)

Abordando los cambios operativos:

La implementación de IA y Automatización requerirá ciertos cambios operativos, pero los beneficios superarán los desafíos iniciales. A continuación, algunas estrategias para manejar estos cambios:

  • Integración del sistema y capacitación:
    La integración de nuevos sistemas requiere una inversión inicial en tiempo y dinero. Los $16,000 USD destinados para integración y capacitación ayudarán al equipo a adaptarse rápidamente. Las sesiones de capacitación se enfocarán en que el personal se sienta cómodo con la tecnología, permitiéndoles aprovechar al máximo las nuevas herramientas.

  • Cambios en las tareas del personal:
    La automatización no busca reemplazar al personal, sino empoderarlo. Con chatbots de IA manejando consultas rutinarias, el personal de servicio puede centrarse en ofrecer atención personalizada. Los responsables de ingresos también se benefician al poder concentrarse en decisiones estratégicas en lugar de tareas repetitivas. Esta transformación aumenta la satisfacción laboral, ya que el personal dedica menos tiempo a tareas monótonas y más a interacciones valiosas y operaciones proactivas.

  • Mantenimiento y soporte:
    El mantenimiento continuo es esencial para el funcionamiento adecuado de los sistemas de automatización. Los $11,000 USD asignados anualmente para mantenimiento cubren actualizaciones, soporte y solución de problemas, garantizando un servicio continuo para los clientes.

Conclusión

Emprender el camino hacia la implementación de IA y Automatización en TAV Eventos no se trata solo de números, sino de visualizar un futuro donde la tecnología y la hospitalidad se fusionen sin problemas. Esta transición no solo aporta eficiencia, sino que también mejora la experiencia del cliente, posicionando a TAV Eventos como líder en innovación dentro de la industria. La IA y la Automatización ya no son un lujo, sino herramientas esenciales que ayudan a reducir costos, mejorar la eficiencia operativa y aumentar la satisfacción de los clientes, convirtiendo cualquier inversión en una oportunidad de crecimiento sostenido.

¿Por qué algunos clientes abandonan la reserva de su evento o banquete?

Las razones podrían sorprenderte  

En TAV Eventos, hemos identificado las 5 principales razones por las que los clientes abandonan la reserva de su evento y cómo nuestra plataforma puede ayudarte a solucionarlas a lo largo de todo el proceso, desde la solicitud inicial hasta el seguimiento postventa

5 Razones :

    OJO


    Los clientes potenciales toman decisiones basadas en varios factores cuando consideran tu oferta para eventos, banquetes y catering. Factores como la claridad en las políticas, la descripción precisa de los servicios y la calidad visual de tus espacios son esenciales para lograr que completen su reserva. Sin estos elementos bien definidos, incluso los clientes más interesados podrían optar por otras opciones.

5 principales razones y cómo puedes solucionarlo con TAV Eventos:

  1. Servicios inadecuados o mal descritos: Si los servicios ofrecidos no están bien detallados o no cumplen con las expectativas, los clientes podrían dudar en confirmar su reserva. Asegúrate de que cada servicio esté claramente descrito y sea acorde con lo que realmente ofreces.
  2. Políticas poco claras o estrictas: Las políticas de reservas o cambios deben ser fáciles de entender. Si son demasiado restrictivas o poco transparentes, los clientes pueden sentirse incómodos y buscar otras opciones.
  3. Descripción confusa de las instalaciones: La falta de información clara sobre las locaciones o salones puede generar incertidumbre en los clientes. Detalles específicos sobre las capacidades, configuraciones y disponibilidad son esenciales.
  4. Baja calidad o falta de visuales: Las imágenes y videos de alta calidad son fundamentales para atraer a los clientes. Si no hay una representación visual atractiva de tus espacios y servicios, los clientes podrían no sentirse motivados a seguir con la reserva.
 Información inconsistente en diversas plataformas: La coherencia en la información de tu propiedad en todas las plataformas es esencial. Si los detalles cambian entre tu página web, redes sociales o plataformas de reservas, los clientes perderán confianza en tu oferta.

El futuro para la gestión de Eventos + Inteligencia Artificial: El Sistema que lo Hace Todo

Simplificar la gestión de eventos, banquetes y servicios de catering

Descubre cómo simplificar la gestión de eventos, banquetes y servicios de catering con nuestra solución en la nube, optimizando cada detalle para garantizar un evento exitoso y sin complicaciones.

Funcionalidades y mas:

  • Envío de Mensajes por WhatsApp, e: Comunicación directa y efectiva con los clientes y equipos mediante WhatsApp.
  • Múltiples impuestos y cargos por servicio, el sistema que realmente facilita el trabajo a los contadores y garantiza que todo cuadre perfectamente.
  • Analítica con Inteligencia Artificial (IA): Generación de reportes automáticos, análisis de datos y predicciones para mejorar la toma de decisiones.
  • Módulo de Colaboración: Coordinación eficiente entre los distintos equipos y proveedores involucrados en un evento.
    • Recompensas: Sistema de incentivos y recompensas para fomentar la colaboración.
    • Comunicación Directa: Canales de comunicación en tiempo real entre todos los involucrados.
    • Agenda con IA: Planificación inteligente de eventos basada en la disponibilidad y prioridades.
    • Agrupador de Reuniones: Herramienta para organizar reuniones y actividades relacionadas.
    • Relación de Trabajos: Seguimiento de las tareas asignadas y pendientes.
  • CRM, ahora incluido
  • Seguridad de Acceso: Los usuarios acceden a los módulos según su rol, garantizando que solo puedan interactuar con las funciones autorizadas.
  • Las solicitudes externas se gestionan desde la página de ventas para los clientes, mientras que las solicitudes internas son enviadas por los vendedores a través del portal administrativo, permitiendo un manejo eficiente tanto de procesos internos como externos.
  • El Calendario de Disponibilidad de Espacios permite visualizar en tiempo real la disponibilidad de salones, jardines y servicios de catering, mostrando fechas y horarios específicos. Además, ofrece información detallada sobre la capacidad de cada espacio, asegurando que puedas planificar y atender cualquier tipo de evento de manera eficiente.
  • Analítica de Datos y Reportes: Evaluación detallada del rendimiento de cada evento y su equipo de trabajo, proporcionando análisis completos para optimizar la eficiencia y mejorar resultados en futuros eventos.

Funcionalidades de Soporte:

    Funcionalidades y mas:

    • Envío de Mensajes por WhatsApp, e: Comunicación directa y efectiva con los clientes y equipos mediante WhatsApp.
    • Múltiples impuestos y cargos por servicio, el sistema que realmente facilita el trabajo a los contadores y garantiza que todo cuadre perfectamente.
    • Analítica con Inteligencia Artificial (IA): Generación de reportes automáticos, análisis de datos y predicciones para mejorar la toma de decisiones.
    • Módulo de Colaboración: Coordinación eficiente entre los distintos equipos y proveedores involucrados en un evento.
      • Recompensas: Sistema de incentivos y recompensas para fomentar la colaboración.
      • Comunicación Directa: Canales de comunicación en tiempo real entre todos los involucrados.
      • Agenda con IA: Planificación inteligente de eventos basada en la disponibilidad y prioridades.
      • Agrupador de Reuniones: Herramienta para organizar reuniones y actividades relacionadas.
      • Relación de Trabajos: Seguimiento de las tareas asignadas y pendientes.
    • CRM, ahora incluido
    • Seguridad de Acceso: Los usuarios acceden a los módulos según su rol, garantizando que solo puedan interactuar con las funciones autorizadas.
    • Las solicitudes externas se gestionan desde la página de ventas para los clientes, mientras que las solicitudes internas son enviadas por los vendedores a través del portal administrativo, permitiendo un manejo eficiente tanto de procesos internos como externos.
    • El Calendario de Disponibilidad de Espacios permite visualizar en tiempo real la disponibilidad de salones, jardines y servicios de catering, mostrando fechas y horarios específicos. Además, ofrece información detallada sobre la capacidad de cada espacio, asegurando que puedas planificar y atender cualquier tipo de evento de manera eficiente.
    • Analítica de Datos y Reportes: Evaluación detallada del rendimiento de cada evento y su equipo de trabajo, proporcionando análisis completos para optimizar la eficiencia y mejorar resultados en futuros eventos.

    Funcionalidades de Soporte:

    • Presupuestos: Generación de presupuestos automáticos y personalizados para cada evento.
    • Contratos: A través del correo electrónico y un número de seguimiento, el cliente puede firmar el presupuesto y contrato de manera electrónica, asegurando un proceso ágil y seguro.
    • Calendario Inteligente: Gestión avanzada de calendarios para evitar conflictos de fechas y optimizar tiempos.
    • Boleta de Cambios: Registro y gestión de todos los cambios realizados en los eventos.
    • Post Venta: Seguimiento detallado de la satisfacción del cliente una vez finalizado el evento.
    • Fotos y Documentación de Degustaciones: El día del evento todo será igual y mejor.
    • Ajuste de Procesos: Optimización continua de los procesos involucrados en la gestión de eventos.
    • Preconfiguración: Opciones predeterminadas para agilizar la configuración de eventos.
    • Capacitación: Herramientas para capacitar a los usuarios del sistema en la gestión de eventos.
    • Puesta en Marcha: Ayuda en la implementación y arranque del sistema.
    • Llave en Mano: Soluciones completas y personalizadas listas para su uso desde el primer momento.

Costear Banquetes de Manera Eficiente para que Todos Ganen

Como Lograrlo

Lograr una alta rentabilidad al costear banquetes no significa sacrificar calidad, sino encontrar el equilibrio perfecto entre control de costos, calidad percibida y satisfacción del cliente. A continuación, presentamos estrategias clave para que la empresa gane y el cliente también:

Transparencia en la Relación Calidad-Precio

  • Ofrecer opciones claras y flexibles: Diseña paquetes que permitan a los clientes elegir entre alternativas económicas y premium, mostrando exactamente lo que obtendrán por cada opción.
  • Resaltar el valor agregado: Incluye elementos que el cliente valore (presentación, ingredientes frescos, personalización) y asegúrate de que perciban la calidad por la que están pagando.

Optimización de Ingredientes para Reducir Costos

  • Compra estratégica y sostenible: Utiliza productos locales y de temporada que no solo sean más económicos, sino también frescos y alineados con valores sostenibles, algo que muchos clientes valoran.
  • Control de porciones sin comprometer calidad: Ajusta las cantidades servidas para evitar desperdicios mientras sigues entregando platos bien presentados y generosos.

Reducción de Costos Operativos que Beneficien al Cliente

  • Eficiencia en el uso del personal: Automatiza tareas administrativas y asigna personal capacitado para eventos según la escala, reduciendo costos laborales sin afectar el servicio.
  • Uso de tecnología: Implementa software de gestión de eventos que permita planificar y controlar costos en tiempo real, lo que se traduce en precios más competitivos para los clientes.

Reducción de Costos Operativos que Beneficien al Cliente

Gestión de Espacios para Eventos

Gestiona tus Eventos con Disponibilidad en Tiempo Real

Gestiona solicitudes de eventos cuando tus clientes requieran tus servicios. Desde el portal de ventas, el cliente podrá hacer una solicitud fácilmente. Además, el vendedor podrá visualizar la disponibilidad en calendarios por salón o salones combinados, y podrás verificar la disponibilidad al instante.

Ejecuta y Optimiza en Tiempo Real

  • Mantén el control total. Asegura que tu equipo reciba instrucciones claras sobre cómo y cuándo ejecutar cada detalle, garantizando que el evento se realice en tiempo y forma con órdenes de servicio automatizadas. Además, analiza los datos al instante para tomar decisiones inteligentes que optimicen cada paso del proceso.

Beneficios y Garantiza el Éxito de tus Eventos

  • Define el precio de tus eventos según el costo de cada producto o servicio, maximiza tus beneficios y garantiza una experiencia excelente para tu cliente. Controla cada detalle y optimiza tus recursos. Pregunta por TAV Inventarios.

Cómo Hacer que tus Eventos Destaquen: Innovación y Sostenibilidad en Catering 2024

Mejorar es ser competitivo 

Para mejorar la organización de eventos, banquetes y servicios de catering, es esencial mantenerse actualizado con las últimas tendencias y prácticas del sector. A continuación, se presentan algunas recomendaciones clave:

Personalización y Tematización de Eventos

La personalización es fundamental para crear experiencias únicas. Incorporar temáticas específicas y adaptar la decoración y el menú según las preferencias del cliente puede marcar una diferencia significativa. Por ejemplo, los eventos tipo cóctel están en tendencia, permitiendo una mayor interacción entre los asistentes y ofreciendo experiencias más dinámicas y sociales.

Sostenibilidad y Uso de Productos Locales:

La sostenibilidad es una tendencia creciente en la industria de eventos. Utilizar ingredientes locales y de temporada, minimizar el desperdicio de alimentos y optar por materiales biodegradables en el servicio de catering son prácticas que contribuyen al cuidado del medio ambiente y son bien valoradas por los clientes.

Incorporación de Tecnología e Innovación

La tecnología puede mejorar significativamente la experiencia en eventos. La implementación de sistemas de automatización, inteligencia artificial y herramientas digitales para la gestión de reservas y comunicación con los asistentes optimiza la eficiencia y la satisfacción del cliente.

Experiencias Gastronómicas Interactivas

Ofrecer experiencias culinarias interactivas, como estaciones de cocina en vivo o showcookings, permite a los asistentes involucrarse en la preparación de los alimentos, creando una experiencia más memorable y atractiva.

Mantenerse informado sobre estas tendencias y aplicarlas en la planificación y ejecución de eventos y servicios de catering puede mejorar la calidad y el impacto de las experiencias ofrecidas a los clientes.

Reducción de Costos Operativos que Beneficien al Cliente

Gestión de Espacios para Eventos

Gestiona tus Eventos con Disponibilidad en Tiempo Real

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Ejecuta y Optimiza en Tiempo Real

  • Mantén el control total. Asegura que tu equipo reciba instrucciones claras sobre cómo y cuándo ejecutar cada detalle, garantizando que el evento se realice en tiempo y forma con órdenes de servicio automatizadas. Además, analiza los datos al instante para tomar decisiones inteligentes que optimicen cada paso del proceso.

Beneficios y Garantiza el Éxito de tus Eventos

  • Define el precio de tus eventos según el costo de cada producto o servicio, maximiza tus beneficios y garantiza una experiencia excelente para tu cliente. Controla cada detalle y optimiza tus recursos. Pregunta por TAV Inventarios.

Cómo Hacer que tus Eventos Destaquen: Innovación y Sostenibilidad en Catering 2024

Mejorar es ser competitivo 

Para mejorar la organización de eventos, banquetes y servicios de catering, es esencial mantenerse actualizado con las últimas tendencias y prácticas del sector. A continuación, se presentan algunas recomendaciones clave:

Personalización y Tematización de Eventos

La personalización es fundamental para crear experiencias únicas. Incorporar temáticas específicas y adaptar la decoración y el menú según las preferencias del cliente puede marcar una diferencia significativa. Por ejemplo, los eventos tipo cóctel están en tendencia, permitiendo una mayor interacción entre los asistentes y ofreciendo experiencias más dinámicas y sociales.

Sostenibilidad y Uso de Productos Locales:

La sostenibilidad es una tendencia creciente en la industria de eventos. Utilizar ingredientes locales y de temporada, minimizar el desperdicio de alimentos y optar por materiales biodegradables en el servicio de catering son prácticas que contribuyen al cuidado del medio ambiente y son bien valoradas por los clientes.

Incorporación de Tecnología e Innovación

La tecnología puede mejorar significativamente la experiencia en eventos. La implementación de sistemas de automatización, inteligencia artificial y herramientas digitales para la gestión de reservas y comunicación con los asistentes optimiza la eficiencia y la satisfacción del cliente.

Experiencias Gastronómicas Interactivas

Ofrecer experiencias culinarias interactivas, como estaciones de cocina en vivo o showcookings, permite a los asistentes involucrarse en la preparación de los alimentos, creando una experiencia más memorable y atractiva.

Mantenerse informado sobre estas tendencias y aplicarlas en la planificación y ejecución de eventos y servicios de catering puede mejorar la calidad y el impacto de las experiencias ofrecidas a los clientes.

Cómo Cotizar un Buffet de Manera Rápida y Eficiente Sin Recetas Detalladas

Category 2

13/11/2024

Gestionar cotizaciones de buffet puede ser un proceso tedioso si se incluyen demasiados detalles sobre recetas e ingredientes. Sin embargo, es posible simplificar este flujo para beneficiar tanto a la empresa como al cliente. Aquí te explicamos cómo hacerlo:


1. Configuración Inicial del Buffet

Simplifica la elección para tus clientes ofreciendo paquetes predefinidos como "Buffet Básico", "Buffet Premium" o "Buffet Temático". Estos paquetes pueden incluir categorías generales como entradas, platos fuertes, guarniciones y postres. Además, permite que el cliente añada extras opcionales, como bebidas premium o servicios especiales, para personalizar su experiencia.


2. Cálculo Rápido del Costo

La clave está en automatizar el cálculo:

  • Costo Base: Determina un precio fijo por persona según el paquete elegido. Por ejemplo, $15 USD por persona para el Buffet Básico.
  • Cálculo Automático: Multiplica el costo por la cantidad de invitados. Ejemplo: 50 invitados x $15 = $750 USD.
  • Impuestos y Extras: Asegúrate de incluir automáticamente impuestos y cargos adicionales (transporte, montaje, etc.) para evitar sorpresas.

3. Pago y Confirmación por Transferencia

Ofrece al cliente opciones de pago simples, como la transferencia bancaria. Una vez que el cliente elija esta opción, permite que suba su comprobante al sistema para confirmar el pedido. Esto agiliza el proceso y genera confianza.


4. Omisión del Proceso de Recetas

En lugar de detallar cada receta o ingrediente, utiliza costos promedio predefinidos. Esto simplifica la gestión interna y permite categorizar los menús en términos generales.
Por ejemplo:

  • Entradas: 20% del costo total.
  • Platos Fuertes: 40% del costo total.
  • Guarniciones y Postres: 40% del costo total.

De esta manera, optimizas los recursos sin comprometer la calidad del servicio.


5. Generación Automática de Cotizaciones

Una vez que el cliente confirma el pago, el sistema puede generar automáticamente un documento profesional (PDF) con el desglose del buffet, el costo total y los detalles del evento. Este archivo se envía al correo del cliente, manteniendo una comunicación formal y clara.


Beneficios de este Sistema Simplificado

  • Rapidez: Cotizaciones inmediatas y sin complicaciones.
  • Flexibilidad: Opciones personalizadas según las necesidades del cliente.
  • Profesionalismo: Documentos claros y automatizados que generan confianza.
  • Eficiencia: Reducción de tiempo y carga operativa para el equipo.



Contacto ventas@tecnologiaparatuventa.com

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